Цифров свят и големи бази данни

 

Всяка секунда по света се генерират милиони документи. Тяхното съхранение и управление е истинско предизвикателство пред всяка организация. Цифровизацията на документите е обозримият подход. От друга страна, електронното съдържание в днешно време расте, с което се поставят нови изпитания пред потребителите. 

 

КОНТРАКС предлага редица решения, чрез които цифровизацията и управлението на големи обеми документи, включително неструктурирани, се осъществява с едно действие. По този начин се улеснява работата с документи и се пести време. С намаляването на обема отпечатани хартиени документи се подпомага процеса на съхранение на един от най-важните ресурси на планетата – растенията.

Archy

Електронните документи са вече ежедневие, но основно средство за комуникация все още е хартиеният документ. Договори, нотариални актове, свидетелства, всички тези документи се пишат на хартия.
Доказаната полза от компютрите при съхранение на данни може да се приложи с успех за съхранение на печатни документи в електронен вид и тяхното индексиране. Ползата е бързото търсене на документ, спестяване на физическо пространство и разпределяне на риска от загуба на информация.
Програмният продукт Archy решава именно тези задачи чрез използването на модерни компютърни средства за създаване на цифров архив.

Основни ползи

  • Предоставяне на услуга за трансформиране на хартиения архив в електронен
  • Периодично обновяване на електронния архив с новопостъпилите хартиени документи
  • Интегриране на електронния архив с други информационни системи
  • Заплащане само за реално извършена дейност
  • Не е необходимо инвестиране от страна на организацията в скенери или други активи

CODOS

CODOS – Collaboration of documents е деловодна система за управление на документооборота в дадена организация и контрол на поставените резолюции.

Съвременните информационни системи оперират в хетерогенна среда в непрекъснато взаимодействие помежду си. Чрез своите възможности за интеграция CODOS се превръща в единно хранилище на всички документи на организацията, запазвайки историята на всички промени по документите и осигурявайки единен източник на достоверна информация за всички останали информационни системи.

Чрез внедряване на модерна система за управление на документооборот се подобрява качеството на сътрудничество в организацията, намалява се времето за обработка и придвижване на преписки и се съкращават разходите, свързани с обработката на документи.

По отношение на контрагентите, CODOS може да се интегрира с произволна външна CRM или аналогична система, но предоставя възможност и за поддръжка на собствена кореспондентска база със задаване на произволни атрибути на всеки вид контрагенти, като позволява пълна проследимост на хронологията на кореспонденция.

Всички основни обекти на системата – преписки, документи, кореспонденти и резолюции се конфигурират според нуждите на организацията.

В процеса на въвеждане на CODOS се определят необходимите атрибути за правилното функциониране на система в конкретната организация.

CODOS поддържа разнообразни канали на постъпване на документи – въведени от служител, с възможност за автоматично разпознаване на сканиран текст; писма, получени по електронна поща, или автоматично входиране на документи от други системи чрез предоставени от CODOS уеб услуги.

Задачите, свързани с документооборота, могат да бъдат поставени от даден ръководител или служител чрез поставяне на резолюции, както е практиката в хартиения документооборот или чрез предварително дефинирани работни потоци, които автоматично придвижват документите в съответствие със заложените правила за документооборот на организацията.

Чрез CODOS се отчита ходът на изпълнение на поставените задачи с възможност за нотификация за наближаващи или изтекли крайни срокове за изпълнение.

CODOS осигурява предпоставки за реализиране на електронно управление в съответствие със Закона за електронно управление и подзаконовите нормативни актове, както и за водене на секретно деловодство.

ИСОС

Близо десет години в редица общини и комисии в България работи успешно ИСОС – решение, специално разработено за подготовка и провеждане на заседания изцяло по електронен път, като по този начин се постига ред и оптимизация на работата. Предимствата на електронния начин на работа са безспорни:

  • Всички документи се съхраняват в електронен вид и цялата информация е достъпна в компютърна база данни
  • Електронните документи са подредени в преписки и са лесно достъпни за всеки заседател чрез преносим компютър или таблет
  • Към всяка преписка могат да се добавят както сканирани хартиени документи, така и файлове, съдържащи допълнителна информация, графики и становища на постоянните комисии

Системата е разработена от КОНТРАКС и позволява на участниците в заседанията да се запознаят с всички документи за предстоящата сесия. По време на дискусиите заседателят иска думата, а председателят вижда всички заявки на екрана на своя компютър, подредени по реда на постъпването им. Системата следи, при необходимост, времето за изказване. Гласуването се извършва по електронен път, а резултатите от него се отразяват автоматично в протокол от заседанието.

Всяка голяма публична организация или корпорация провежда редовни заседания. Годишно само за заседанията на общинските съвети се изразходват над 16 милиона листа хартия. Тази документация се съхранява в архивите и те се препълват.

Внедряването на системата подобрява условията на труд и нивото на комуникация, като напълно елиминира хартиеният документооборот. Това означава запазена природа, спестено време и средства в национален мащаб, сигурно съхранение на информацията и лесното ѝ използване в бъдеще.

Основни функции

  • Обработка и съхраняване на всички документи, касаещи заседанието
  • Следене и обновяване на информацията за всяка преписка
  • Обслужване работата на комисиите и записване на техните становища по всяка преписка
  • Организация на потока от информация между комисиите, секретариата и външни организации
  • Подготовка на дневния ред на сесия
  • Подпомагане на работата на сесията
  • Електронно гласуване
  • Архивиране и лесно търсене на документи и решения по зададени критерии

Инфоцентър

Инфоцентър е решение на КОНТРАКС за изграждане на контактен център на дадена организация. Решението включва комплекс от технологии – пренос на глас, уеб интерфейс, уеб услуги, електронна поща и други канали.

Инфоцентър служи за подаване на запитвания, сигнали, жалби и други, които се класифицират според възприетите от организацията правила. В зависимост от тази класификация обажданията се насочва към съответното звено в организацията.
Регистрираните потребители се информират регулярно за предприетите действия по техните повиквания. Опцията за интеграция с Google Maps позволява точно позициониране на регистрираното повикване.
Интерактивната гласова система подпомага разпределението на обажданията към точно определен оператор.

Инфоцентър е интегриран със специализирана система, базирана на Business Intelligence за генериране на произволни отчети.

Инфоцентър дава възможност за осъществяване на изходящи телефонни кампании. За всяка кампания се задава отделни настройки за продължителност, брой опити за контакт и други параметри според нуждите на организацията. Данните за телефоните и информацията, свързана с тях, се зареждат чрез предварително подготвени файлове. За всяка кампания се създава интерактивен скрипт, който подпомага работата на оператора при разговора с клиента. В края на кампанията резултатите от скриптовете могат да се експортират и обработват допълнително за извличане на допълнителна информация за нуждите на организацията.



Обл. администрация Смолян
Обл. администрация Смолян

Създаване на инфопойнт система за външна употреба на територията на област Смолян.

Община Бургас
Община Бургас

Изграждане на цялостна информационна система за работа на общински съвет Бургас.