Решение
Дигитализация на хартиен архив и внедряване на информационна система за управление и опериране на дигитален архив
Индустрия
Ютилити
„Софийска вода“, част от Veolia, е водещ доставчик на водоснабдителни и канализационни услуги в столицата на България. С оглед на повишаването на ефективността, подобряване на достъпа до информация и съхранение на документацията, дружеството стартира стратегически проект за дигитализация на своя архив. КОНТРАКС бе избран за изпълнител на проекта, който включва преобразуване на хартиените документи в цифров формат и внедряване на специализирана информационна система за управление на дигиталния архив. Проектът стартира в началото на 2025 г. и е с дългосрочен обхват.
Предизвикателства
- Дигитализация на голям обем хартиени документи с различна степен на запазеност и структурираност.
- Гарантиране на висока точност и достоверност на дигитализираните данни.
- Осигуряване на ефективна и сигурна система за управление и съхранение на архивите.
- Интеграция на новата система с вече съществуващите ИТ инфраструктури и бизнес процеси на „Софийска вода“.
- Гарантиране на съответствие със законовите и регулаторни изисквания за архивиране и защита на информацията.
Ползи
- Подобрена достъпност: Лесен и бърз достъп до архивните документи чрез модерна информационна система.
- Ефективност и оптимизация: Намаляване на времето за обработка, търсене и споделяне на документи.
- Повишена сигурност: Централизирано съхранение на архивите с контролирани нива на достъп и защита от загуба или повреда.
- Съответствие с регулаторните изисквания: Автоматизирани процеси за съхранение и управление, съобразени с нормативните актове.
- Редукция на физическото пространство: Значително намаляване на необходимостта от съхранение на хартиени документи.
Решение
- Дигитализация на архивните документи чрез професионални сканиращи технологии с висока разделителна способност.
- Оптично разпознаване на символи (OCR) за конвертиране на текстовото съдържание в структурирана и търсима форма.
- Внедряване на специализирана информационна система за управление на дигитален архив, осигуряваща индексиране, категоризация и бързо търсене на документи.
- Интеграция с вътрешните системи на „Софийска вода“ за безпроблемно използване на дигитализирания архив в оперативните дейности.
- Гарантирана поддръжка и надграждане на системата в рамките на дългосрочния проект.
